事務所移転挨拶状の重要性
事務所を移転するとなるとなにかと、やるべきことが多くなって大変な時期になります。ですが移転後にも業務を円滑にするためにも、これまでお世話になった方にきちんと事前に報告するためにも「事務所移転挨拶状の重要性」については知っておくべきなのではないでしょうか。これをするのとしないのでは、かなり企業としての印象もかわってくるのは想像でもおわかりになるのではないでしょうか。ですから、きちんとどのような文面にするのか、いつまでに出すべきなのか、どんな内容を記載しておくべきなのか、ということは移転計画が浮上した段階で調べて検討しておくとスムーズに進められるのではないかと思います。きちんとしておくことで、せっかくリスクをかけてオフィスを移転したということのメリットもしっかりと受けられると思います。
基本バージョン
事務所を移転するとなると、取引先や顧客の方がたに対する挨拶も必要で、これが結構重要になってきます。そこで「事務所移転挨拶状」というものを送付するというのが通例になっていますが、もうどのような文章にするのかは決められましたか？本当にシンプルなものだと、「移転のご案内」から始まる文章で「挨拶一言、さらに移転する旨を伝える文章、今後もお願いしますというあいさつ文」という形式がポピュラーで、移転日、また移転先、場合によっては移転先の地図を掲載するという場合もあるようです。移転だけではなく電話番号も変わるといった場合にはその旨も合わせてご連絡差し上げる必要もあります。
移転日の日付あり
オフィスの移転にともなう挨拶状というのは、文章を組み立てることから考えなくてはいけませんから大変な作業です。たとえば”一般的な事務所移転の挨拶”だけではないというケースだと、次によく利用されるのが「移転日の日付あり」というもの。この形式では「移転のご案内」としてまずは”時候の挨拶”からはじめり、”お引立ていただいているお礼”、そして「この度弊社は ●月●日より 左記（下記）の住所へ移転し業務を行う事になりました」という一文をもって、移転はいつで、どこになるのかといったことをお知らせし、”今後のお引き立てもよろしくお願いいします”といった挨拶で終わるのが通例のようです。どのような文章にするのが”らしい”と思えるのか、色々な判例を参考にしてみられるのもよいでしょう。
移転および電話番号等の変更
事務所の移転というと、場合によって電話番号の変更も伴う移転もあります。その場合の「移転の挨拶」というのはどうしたらいいのか、ということを簡単にご紹介したいと思います。まずタイトルは「移転および電話番号変更のご案内」として、本文には”時候の挨拶”それから、”これまでのお引き立ての感謝の文章”、それに続いて移転のお知らせになるわけですが「この度弊社は ●月●日で左記（下記）の住所へ移転することとなりました。 つきましては電話番号も左記(下記）の通り変更になりますので、お手数ですがご登録の変更など、お願いいたします。」といった感じの文章でご案内とします。その後には”移転後もよろしくお願いいたします”といった内容の挨拶の文章をいれ、ご案内の文章としているケースが多いようです。
営業開始日あり
事務所移転などの際の「挨拶状」には色々なものがあります。たとえば一般的に一番オーソドックスなものとしては「挨拶と移転先の住所を記載する」といったものですが、「営業開始日も入れる」というケースが必要になる場合もありますよね。いつから再開するのか明確にしておくことで、取引先様との連絡もスムーズになります。この場合には「移転のご案内」をタイトルとして「時候の挨拶、お引き立ての感謝の文章」からはじまり、「弊社では、かねてより準備をすすめてまいりました本社の移転を完了し、●月●日より営業を開始する運びとなりました。」という文章で、営業開始日をお知らせするというものになるようです。ここにあわせて新住所と必要であれば電話番号の記載も合わせてすることで、より明確になると思います。一端営業を停止して移転をすすめていたような場合では、こういった挨拶状をだすほうがスマートではないでしょうか。
社名変更 ＋ 事務所移転
事務所の移転にともなって、社名を変更するといったケースもあると思います。その場合にはどのような挨拶状を送付させていただくべきなのか、知っておく必要があります。とはいえ、文章はオリジナリティがあったほうが温かみもでますから、あまり形式にこだわり過ぎない事、というのも大切です。ですからこれは例として参考にしていただければと思います。まずは「社名変更ならびに事務所移転のお知らせ」というタイトルで、”時候挨拶”続いて「この度弊社は左記（下記）のように社名改称ならびに事務所移転を行う運びとなりました。今後とも変わらぬご愛顧をお願い申し上げます。」といった文章でお知らせをし、”新社名””旧社名””新住所””旧住所””電話番号””FAX番号””営業開始日”といった項目も記載しておくとよいでしょう。
